Cuestiones básicas para implantar un sistema de Gestión Documental

Existen muchas preguntas alrededor de la gestión documental pero a menudo se pasa por alto una que tiene especial relevancia en las organizaciones y quizás sea la más básica. Se trata de saber simplemente qué hacer antes de implantar una solución de gestión documental. De saber exactamente qué pasos hay que dar antes de abandonar el papel. De hecho todas aquellas empresas que apuesten por la calidad, por la mejora de los procesos y por su supervivencia en el mercado, deberán adoptar una serie de normas y medidas relacionadas con el tratamiento de la información y de los archivos que le permitan crear, gestionar, almacenar y conservar documentos, de manera que puedan ser recuperados y consultados.

Así lo más básico para iniciar este viaje hacia la eficiencia es garantizar a priori que se entienden y se tomen en consideración los intereses de todas las partes involucradas en el proceso. Es decir, tanto la dirección como los empleados deben formar parte activa en el cambio. Por tanto hay que hacer esfuerzo previo en enseñar las virtudes, recompensas y beneficios de utilizar un sistema de gestión documental en la organización y fomentar la gestión adecuada del cambio durante el proceso. Por ejemplo poco se sabe del retorno de inversión que ofrecen este tipo de soluciones.

Es crucial, también, que se cuide la convivencia entre el papel y el paso a los documentos electrónicos. Para ello desarrollar un plan adecuado de comunicación y consulta externo e interno así como de divulgación hará que se afiance la confianza de todos durante la implementación.

También hay que promover dentro de las organizaciones un enfoque sistemático para la creación y control de la documentación y entender el desafío que supone vivir en un entorno altamente cambiante y digital que obliga a las organizaciones a estar en permanente reciclaje. El Gestor Documental MyDOC de Kyocera ofrece la posibilidad, por ejemplo, de saber quién accede a los documentos de la empresa, cuando se realiza la última modificación o configurar permisos para según qué documentos.

Pero además hay que hacer un esfuerzo y lograr que la gestión documental forme parte activa de la toma de decisiones. De nada sirve la digitalización si no sabemos sacar rendimiento a la misma y no la empleamos para pasar la documentación a datos y estos a conocimiento. Por ejemplo contar con un módulo de Workflow permite identificar cuáles son los puntos débiles en el proceso o conocer dónde se están produciendo los retrasos y por qué.

En este sentido es fundamental que en la empresa se trate explícitamente el riesgo de no contar con un sistema de gestión documental que facilite la mejora continua de la organización y evite, por tanto, el caos, el desorden, altos costes de almacenamiento, pérdidas de tiempo y de clientes…

Hay que buscar soluciones que sean interactivas, dinámicas y sensibles al cambio, pero sobretodo un sistema de gestión documental hay que hacerlo a medida de la organización porque así se obtendrá más y mejores resultados.

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