9 ventajas de un buen sistema de gestión documental

sistema de gestión documentalNos encontramos en plena era del Big Data con millones de datos viajando a cada minuto entre diferentes sedes. De esta manera, es imprescindible que una empresa sepa cómo gestionar esta información y aprovecharla para ser más competitiva. Por eso, resulta impensable a día de hoy trabajar sin un buen sistema de gestión documental.

El flujo de trabajo en una oficina actual es ilimitado, materializándose en diferentes soportes, ya sean analógicos o digitales. Es vital para cualquier tipo de empresa contar con un sistema que le permita transformar la información en papel a formato digital, almacenar estos datos  de forma segura o trabajar en equipo con los mismos documentos. Además, esto evita posibles pérdidas de información y que cada dato cumpla la función para la que se creó.

Trabajar con un sistema de gestión documental ayuda a disminuir el tiempo en tareas como la búsqueda, el almacenamiento o la recuperación de datos de forma manual. Esto también se traduce en un incremento de la productividad de los empleados, así como de la rentabilidad económica de la empresa.

En concreto, un sistema de gestión documental nos aporta las siguientes 9 ventajas:

  1. Un almacenamiento eficaz que nos garantiza inmediatamente el guardado y recuperación de la información independientemente de su formato (papel, imagen, audio, etcétera.).
  2. Una clasificación avanzada que nos posibilite asignar diferentes permisos de acceso, tanto individuales como grupales.
  3. Una localización de la información rápida y fácil, incluso en búsquedas interrelacionadas.
  4. Una seguridad infalible a prueba de ataques informáticos, tanto externos como internos, o de la destrucción involuntaria de datos.
  5. Una administración eficiente que diferencie entre la información archivable y la que se puede destruir para gastar almacenamiento innecesariamente.
  6. Una gestión de la información ágil, pudiendo elegir directamente el canal de distribución de los datos en función de cada caso y necesidad.
  7. Un flujo de trabajo optimizado que mejora los tiempos y recursos a nivel individual o grupal.
  8. Una creación de información intuitiva que se adapte a las capacidades informáticas de cada empleado.
  9. Una autenticación documental segura que nos permite presentar nuestros documentos ante cualquier entidad pública y privada.

Nuestras soluciones en gestión documental de Kyocera están diseñadas para cumplir estos objetivos. Además, Kyocera acaba de recibir el prestigioso premio al Fabricante de Multifuncionales A3 Color Más Fiable por parte de la empresa BLI, Buyers Laboratory Inc, que realiza análisis de equipos de impresión de diferentes fabricantes. Nuestras MFPs A3 color de Kyocera han obtenido este galardón por su excelente calidad de color, rápidas velocidades y bajo coste, sin olvidar la fiabilidad.

En Spetel sabemos que elegir un sistema de gestión documental que se adapte a las características y necesidades concretas de cada empresa es una decisión importante. No dudes en consultarnos, te asesoramos sin compromiso.