Así se escapa la productividad de tu empresa

Es posible que, en apariencia, tu negocio funcione correctamente. Pero existen una serie de gastos ocultos en los procesos de la gran mayoría de las empresas. Están ahí y pueden suponer un obstáculo que impide a tu negocio crecer como la espuma. Te mostramos cuáles son los errores más típicos y, si te sientes identificado con alguno de ellos, cómo puedes solucionarlos.

  1. El 7,5% de los documentos que las empresas guardan acaban perdidos. No parece una cantidad demasiado elevada, pero si tenemos en cuenta el coste de encontrar un papel que se puede llegar a perder, puede salir muy caro.
  2. Otro 3% se archiva incorrectamente, en el lugar equivocado.
  3. Las empresas que no han implementado un sistema de gestión documental pueden llegar a invertir hasta 17€ por cada documento guardado, entre el tiempo dedicado por el trabajador, los gastos materiales, impresora, tóner…
  4. Además, cada documento es fotocopiado una media de 19 ocasiones, muchas de ellas de manera innecesaria con su respectivo derroche económico.
  5. Seguir utilizando el Fax como medio de comunicación tiene un coste sorprendentemente elevado. Entre tóner, electricidad y papel, mantener estos dispositivos cuesta aproximadamente 5.000 euros anuales, además de los 8 minutos que se tarda en enviar cada documento.
  6. El precio medio de un envío documental por mensajería oscila entre los 7 y los 12 euros.
  7. Todo eso sin contar con que en 2020 el volumen de información que manejaremos se habrá multiplicado por 50 en comparación con el año 2011.
Todos estos datos, han sido extraídos de un estudio de AIIM, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen.
Estos exagerados gastos, que permanecen ocultos en el seno de los procesos de las empresas, podrían ser erradicados con buenas políticas de impresión y una herramienta de gestión documental adecuada. Smart Office Centre de KYOCERA.
Document Solutions permite a las pequeñas y medianas empresas incorporar a un bajo precio equipos de impresión, servicios y soluciones de gestión documental que, digitalizando los distintos archivos, automatizarán todos los procesos documentales de la compañía. Así, de una forma sencilla es posible para cualquier negocio abandonar la oficina jurásica y sumarse a la era de las Smart Offices.