¿Cómo influye la gestión documental en tu empresa?

gestión documentalEn la actualidad, la gestión documental se está convirtiendo en una parte fundamental para el éxito global de las empresas. La capacidad de encontrar la manera eficiente de almacenar y organizar archivos a través de una organización, conduce a un aumento de la productividad y reduce los problemas derivados de la gestión de documentos en papel.

Un estudio de la empresa Butler Group (Londres), compañía de investigación y análisis de IT, concluyó que la ineficacia de las estrategias de búsqueda y localización de información relevante está obstaculizando la competitividad empresarial y deteriorando la prestación de servicios. En definitiva, esta situación también está poniendo en peligro a las empresas.

La implantación de un sistema de gestión documental dentro del proceso de transformación digital de una empresa, debe ir acompañada de un cambio cultural que se base en un fomento de la colaboración, la innovación y la creatividad.

La administración de documentos

La administración de documentos nació en la década de los 80 con desarrolladores de software que buscaban combinar documentación en papel con tecnologías digitales. De esta manera, la gestión documental consistía en gestionar cualquier documento físico que fuera único: documentos impresos, contratos, documentos publicados, fotografías, etcétera. En los años 90 y 2000, a medida que la tecnología avanzó,  la gestión documental también creció y se diversificóActualmente abarca todos los documentos y archivos físicos y electrónicos.

En el presente, los sistemas de gestión documental proporcionan almacenamiento de metadatos, seguridad y funciones de indexación y recuperación. Todo esto permite a cualquier tipo de empresa guardar fácilmente documentos, organizar sus bases de datos, y sobre todo, localizar estos documentos fácil y rápidamente.

La gestión documental en la nube

Los sistemas de gestión documental ya no trabajan solo sobre documentos. Se trata de mejorar la productividad y la colaboración desde cualquier parte del mundo. La información en el ámbito empresarial no puede limitarse a un solo espacio físico de oficinas. Los empleados están trabajando cada vez más desde casa y en movilidad, por lo que una fiable y versátil gestión de documentos es más importante que nunca. Por eso, las tecnologías basadas en la nube permiten a los empleados acceder a documentos y conectarse con otros empleados desde cualquier ubicación en tiempo real.

Los sistemas de gestión documental a partir de ahora permitirán, tanto a los negocios grandes como a los pequeños, tener el control sobre su información a la vez que ayudan sus empleados a trabajar de forma más inteligente y eficaz, sin que les resulte más complejo.

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