La inteligencia documental al servicio de la arquitectura

Hemos querido conocer de primera mano los inconvenientes relativos a la gestión documental sufridos por un estudio de arquitectura ubicado en un pequeño pueblo de la provincia de Toledo. Reconocen una auténtica falta de orden en los archivos almacenados, ya que mucha de la información (como especificaciones técnicas de materiales o folletos de proveedores) aún no está digitalizada. Además, acostumbran a imprimir y escanear de forma intensiva, puesto que por un lado imprimen varias versiones de cada plano y, por otro, a veces los arquitectos más clásicos prefieren hacer sus primeros bocetos en papel para posteriormente digitalizarlos.
Con intención de facilitar el trabajo diario en este estudio de arquitectura, KYOCERA Document Solutions ha ideado Smart Office Centre, un centro de productividad que integra en un único punto dispositivos de impresión, una herramienta de gestión documental y servicio técnico.

Gracias a Smart Office Centre, el estudio de arquitectura puede ahorrar mucho en sus costes de impresión. Además de poder digitalizar de forma automatizada todos los documentos el estudio ha identificado una gran ventaja con Smart Office Centre ya que les ayuda a mantener el control de todas las versiones de los presupuestos de forma ordenada en carpetas. Cuando surge la necesidad de cambiar el presupuesto por necesidades de la obra o demandas del cliente se hace el primer cambio y automáticamente el resultado es que se crea la “versión 2” y así sucesivamente con todos los cambios. Cada revisión es asociada con la fecha de revisión y con la persona que hace la revisión. De esta forma las versiones pueden ser comparadas, restauradas y hasta unidas. De este modo, ya nunca más perderán el control de los detalles de sus obras y podrán dedicarse a actualizar a sus clientes con respecto al estatus de sus proyectos.