La notaría que acabó con el caos documental

En el casco antiguo de la ciudad de Zaragoza hay una notaría que desde hace varios años no deja de aumentar su volumen de trabajo. Sin embargo, tener cada vez un mayor número de clientes trae continuos quebraderos de cabeza a Carlos, el propietario de este despacho. Y es que la cantidad de documentos que se manejan cada día en una profesión así puede suponer un caos de papeles que ralentice todos los procesos del día a día.

En un principio, cuando la afluencia de actas, certificados, testamentos, pólizas y herencias no era tan elevada, archivaban manualmente toda la información en carpetas físicas que se guardaban en armarios. Así, cuando tenían necesidad de buscar y recuperar documentos, se dirigían al archivo para hacer esta tarea manualmente. A medida que el número de clientes comenzó a incrementarse, la desorganización y dificultad en consultar información en los documentos empezó a ser visible, algo inconcebible para un funcionario del Consejo General del Notariado.

Era necesaria una reestructuración de toda la mecánica de los procesos documentales, de modo que el equipo decidió apostar por Kyocera Document Solutions y su herramienta Smart Office Centre. A partir de entonces, cambió su manera de trabajar con los documentos y se modificó por completo el flujo de trabajo. Carlos pudo afrontar de un modo adecuado su enorme cartera de clientes con total comodidad, ya que los papeles públicos se digitalizaban y archivaban de forma electrónica, lo que economizaba enormemente el tiempo que se invertía en la búsqueda y organización de toda aquella información.

La notaría acertó, así, al confiar su gestión documental a una empresa especializada en la implantación de herramientas TIC en este ámbito, convirtiéndose también en una de las primeras en adaptarse e innovar, modificando el ecosistema de la oficina. Al abandonar el modelo jurásico que imperaba anteriormente a través de la innovación tecnológica, pudieron dinamizar su trabajo con el papel y mejorar la velocidad de respuesta a sus clientes. Esto supuso, sin lugar a dudas, un importante ahorro económico y de tiempo que permitió lidiar con cada vez más clientes que necesitaban sus servicios.