Los 5 problemas de Gestión Documental que hay en tu empresa

Hoy en día, muchas empresas siguen utilizando métodos poco efectivos para su gestión de documentos, lo que se traduce en un lastre para sus empleados, que no consiguen encontrar, archivar o catalogar los datos de una forma eficiente. Así, estas empresas pierden competitividad con respecto a las que, por el contrario, lo consiguen.

Y es que es imprescindible que las compañías gestionen su documentación de forma correcta. Sobre todo, en ese tipo de negocios en los que la información es el principal activo, dado que supone una gran parte de la rutina de trabajo.

La administración de las empresas puede ser mucho más organizada y optimizarse si se trabaja de la mano de la tecnología. Sin embargo, y aunque parezca increíble, todavía muchos siguen sin dar el salto del papel a lo digital. La desconfianza en las nuevas tecnologías es uno de los muros que hay que derribar. Veamos algunos de los problemas documentales que se acabarían con el uso de un software de digitalización:

 

  • Información duplicada. En las oficinas es frecuente la saturación informativa, lo que se traduce, en ocasiones, en tener un mismo papel guardado en varios lugares diferentes, con el caos organizativo que conlleva.
  • Desorganización. Que se traduce en una mala gestión de los procesos. Esto está estrechamente relacionado con la pérdida de ficheros, falta de comunicación entre compañeros y trabajos dispersados por toda la oficina.
  • Seguridad de datos. La desconfianza que genera en los trabajadores no tener los documentos a buen recaudo es, en muchas ocasiones, un freno para la modernización de la empresa.
  • Oficinas desbordadas de documentos. Carpetas, cuadernos y montañas de papeles pueden hacer de la oficina un espacio poco agradable para los empleados. Trabajar en un lugar agobiante puede afectar de forma negativa a los procesos.
  • Pérdida de tiempo. Se estima que cada empleado pierde una hora cada día en la búsqueda y gestión de documentos. Esto supone que dejen de destinar sus esfuerzos, y tiempo, al core del negocio.

 

 

Por todo ello, es imprescindible gestionar de forma eficiente la información, con el fin de tenerla siempre disponible y localizable en el menor tiempo posible. En este sentido, KYOCERA ha desarrollado su herramienta SmartOffice Centre, un centro de productividad que aúna dispositivos de impresión a medida del negocio y herramientas orientadas a facilitar el procesamiento de datos de estos negocios, a través de una solución integrada de gestión documental. De hecho, esta última permite digitalizar toda la información que procesan las compañías a diario logrando, así, un adecuado archivado y acceso de la misma.