No más papel. Digitalización Certificada para tus facturas

Terminar con el papel en la empresa es también hablar de un término que se maneja ya de forma habitual en el sector, la digitalización certificada. Es decir, el proceso que permite obtener copias de las facturas con valor de original y por tanto el vehículo que faculta a las organizaciones a ser más eficientes, productivas y también hasta más cuidadosas con el medio ambiente.

Para no perdernos la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) antiende la digitalización certificada como el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT.

Para ello no vale cualquier software de digitalización, sino que es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria, recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Esto ha supuesto un gran paso para las organizaciones, si tenemos en cuenta que con anterioridad a la norma, la AEAT obligaba a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales.

¿Se imagina los problemas que ha venido acarreando la acumulación de papel en las organizaciones? Hablamos de tiempo, consevación, localización y errores en la clasificación, caos en la ordenación, búsqueda y selección de facturas.

Ahora en cambio las empresas gracias a la digitalización certificada ahorran tiempo y costos, ganando en una mayor eficiencia y mejorando notablemente su productividad. De hecho, podríamos decir que la digitalización certificada trae los mismos beneficios que la Gestión Documental.

Hacienda actualmente permite que toda empresa que lo desee, pueda escanear las facturas con un software homologado, firmarlas digitalmente y almacenar esas facturas digitales de una forma determinada. Precisamente KYOCERA MyDOC, está homologado por la Agencia Tributaria según lo dispuesto en la Orden EHA 962/2007 y la Resolución de 24 de Octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas.

Con esta herramienta no solo se consigue eliminar definitivamente el archivo físico en papel, sino que además se dispone de una herramienta de gestión, ordenación y recuperación de todas sus facturas sin igual.