¿Sabes si realmente estás preparado para la transformación digital?

Las empresas debemos definir un método que nos permita saber si estamos adecuadamente preparados para la transformación digital. Por eso, se ha fijado un Indicador de Transformación Digital de la Empresa (ITDE) como referencia, ya que estudio previo de la situación en que se encuentra cada negocio servirá para establecer la estrategia digital a llevar a cabo.

La agencia de investigación de mercados Coleman Partners ha realizado recientemente un estudio, que el diario de economía Expansión ha difundido y que refleja que las empresas precursoras de la transformación digital han aumentando sus ventas en un 39 % . Este porcentaje es mayor que en otros países europeos y, además, un  79 % de estas empresas se diferenció más de su competencia. Entonces, ¿por qué no empezar ya a aprovechar todos estos beneficios que nos ofrece la transformación digital?.

Para calcular el ITDE, debemos hacer un análisis en profundidad de cada empresa: integración de todos sus sistemas, grado de digitalización documental, virtualización, etcétera. En definitiva, los objetivos a cumplir con la transformación digital son:

  1. índice transformación digital empresaCreación y transmisión digital de documentos
  2. Acceso multidispositivo y compartición digital de documentos
  3. Eliminación de los procesos manuales
  4. Gestiones independientes del canal empleado
  5. Virtualización de máquinas físicas

Si quieres confirmar que estás preparado para la transformación digital, te dejamos un cuestionario creado por AgilePlan para medir el ITDE de tu empresa. Es necesario que sea respondido por alguien que no solo tenga un profundo conocimiento de la organización, sino también de las características de la tecnología y sistemas.

CUESTIONARIO DE INDICADOR DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA EMPRESA

A: APLICACIÓN DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN SU EMPRESA

  • 0 Ptos. No hay cultura digital.
  • 6 Ptos. Sí la hay, pero se aplica sólo en algunas áreas o departamentos.
  • 12 Ptos. Se aplica en toda la organización, pero formando islas de automatización.
  • 19 Ptos. Se aplica en toda la organización y de forma integrada.

B: NIVEL DE TRANSFORMACIÓN DEL SOPORTE A OPERACIONES

B1: Cómo se generan y almacenan la mayoría de los documentos técnicos y de gestión de la producción:

  • 0 Ptos. Manualmente en papel con o sin preimpresos de apoyo.
  • 3 Ptos. Se generan con ordenador y se almacenan en el correo o en ordenadores personales.
  • 6 Ptos. Se generan con ordenador y se almacenan en gestores documentales o directorios departamentales.
  • 9 Ptos. Se generan con ordenador y se almacenan en gestores documentales o directorios departamentales, pero en el marco de un contexto (cliente, proyecto, producto, servicio, participantes, estado, fechas, …) que facilita su consulta.

B2: Cómo se soporta la producción/logística:

  • 0 Ptos. En papel o con fichas de trabajo/pedido/configuración.
  • 3 Ptos. Se dispone de máquinas/robots para ciertas operaciones puntuales.
  • 6 Ptos. Se dispone de al menos una línea de producción completamente automatizada.
  • 9 Ptos. Se dispone de una fabricación 100% automatizada (sólo con operarios de supervisión).

B3: Cómo se gestiona la información relativa a Inventarios/Stocks/Infraestructuras

  • 0 Ptos. Se gestiona en soporte papel (documentos, fichas, planos,..).
  • 3 Ptos. Se comparte en forma de documentos electrónicos (escaneados o generados en PDF).
  • 6 Ptos. Se almacena en ficheros CAD individuales para cada elemento y/o en BBDD alfanuméricas.
  • 9 Ptos. En una única base de datos que integra datos alfanuméricos y espaciales (GIS).

C: NIVEL DE TRANSFORMACIÓN DEL SOPORTE A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

C1: Gestión de procesos de negocio

  • 0 Ptos. Sólo se registra el estado de los procesos y de sus tareas en papel/Excel o similar.
  • 3 Ptos. Se dispone de un sistema centralizado de registro que recoge el estado de los procesos en cada momento.
  • 6 Ptos. Sólo algunos procesos de negocio están automatizados.
  • 9 Ptos. Los procesos de negocio más relevantes están automatizados (con o sin firma digital).

C2: Gestión de la toma de decisiones (individuales o en comités)

  • 0 Ptos. Elaboración manual de actas y convocatorias.
  • 3 Ptos. Se dispone de asistente de convocatorias y ordenes del día.
  • 6 Ptos. Se dispone de asistente para la toma de decisiones y actas generadas automáticamente.
  • 9 Ptos. Además permite la firma de actas con certificado digital o tecnologías biométricas (firma, voz,…).

C3: Soporte a consultas, informes, evaluaciones y análisis

  • 0 Ptos. Elaboración manual accediendo a los datos con las interfaces de los sistemas de gestión existentes.
  • 3 Ptos. Se dispone de BI de visualización y reporting.
  • 6 Ptos. Se dispone de herramienta BigData de apoyo adicional.
  • 9 Ptos. Además se dispone de soporte para el control de riesgos, seguimiento de objetivos corporativos y cumplimiento legal, con herramientas GRC o Gestores de Cumplimiento

D: NIVEL DE TRANSFORMACIÓN DE LA RELACIÓN CON TERCEROS

D1: Tramitación comercial y atención a clientes (postventa y reclamaciones)

  • 0 Ptos. Sólo a través de atención presencial (tienda, agencia, delegación, despacho, …).
  • 3 Ptos. Se dispone de sistemas venta y atención no integrada (web, telefónico, chat, SMS, …), donde algunos pasos aún requieren de presencia física.
  • 6 Ptos. Se dispone de CRM y atención multicanal sin requerir presencia física para ningún paso.
  • 9 Ptos. Se dispone de CRM y atención multicanal, incluyendo redes sociales, integrada con los procesos del B/O de la entidad.

D2: Relación con el personal propio

  • 0 Ptos. Las peticiones y comunicados se realizan en papel.
  • 3 Ptos. Ciertas tareas/peticiones se pueden realizar también telefónicamente o por correo electrónico.
  • 6 Ptos. Se dispone de soporte digital para alguna de las gestiones habituales: entrega de nóminas, partes de horas, gastos de representación, vacaciones, calendario personal, evaluación del desempeño, …
  • 9 Ptos. Se dispone de un completo soporte de procesos al empleado.

D3: Relación con proveedores y administración (1)

  • 0 Ptos. El intercambio de documentos es en papel (pedidos, albaranes, facturas, solicitudes, notificaciones, …).
  • 3 Ptos. La mayor parte de los documentos se intercambian en formato electrónico pero sin sistemas de apoyo.
  • 6 Ptos. Algunas operaciones están integradas telemáticamente con el proveedor /administración.
  • 9 Ptos. Todas las operaciones relevantes de negocio se realizan con una tramitación telemática integrada.

(1)   El grado de digitalización dependerá también de la infraestructura ofrecida por la otra parte.

RESULTADOS

Si la puntuación obtenida es:

  •    0-30 puntos– Estado Incipiente: Se han dada algunos pasos en el camino de la transformación, pero aún queda mucho camino por recorrer. Es necesario diseñar algún circuito/proceso de negocio completo de transformación y realizar su implementación.
  •    31-60 puntos- Estado Desarrollado: Ya se han implementado transformaciones en algunas áreas quedando aún otras por realizar. Hay que completar la digitalización de líneas y ampliar las acciones de transformación a toda la organización.
  •    61-100 puntos- Estado Avanzado: El nivel alcanzado es muy bueno, quedando solo por realizar algunas mejoras e integraciones. Se debe disponer de una visión integradora entre las diferentes iniciativas de digitalización y vigilancia permanente para su mantenimiento y mejora.

Tanto si tu resultado es malo como bueno, no olvides que en Spetel te asesoramos y ayudamos implementando los sistemas tecnológicos integrados que tu empresa necesita para que su transformación digital sea todo un éxito.