Una buena gestión documental por el séptimo arte

Como en toda organización, la cantidad de papeleo que se maneja en el día a día es muy alta. Y aún más en un negocio artístico de este tipo, en el que para cada pequeña producción se necesitan múltiples copias de guiones, escaletas, planes de producción; además de los documentos básicos como facturas, nóminas, pedidos, propuestas, bases de datos de proveedores, actores, etcétera.
El tiempo que se emplea en la búsqueda y en el archivo de cualquier tipo de información puede tener un coste económico muy elevado si no se emplea un método de gestión adecuado. Martín, un joven madrileño, al acabar la carrera de Comunicación Audiovisual emprendió su pequeño proyecto: una productora de contenidos audiovisuales que hoy en día, seis años después, cuenta con cinco empleados fijos. El crecimiento hasta ahora había sido lento. Sin embargo, a principios de 2015 invirtió en una herramienta de Gestión Documental y ahora, el mismo número de trabajadores es capaz de manejar el doble de trabajo sin dificultad.
Esto es así en la medida que cada empleado dedica un esfuerzo mucho menor en buscar documentación, contactos de interpretación o en ubicar los objetos del almacén, ya que con la herramienta de gestión todo está digitalizado y se puede encontrar cualquier dato con una sencilla búsqueda por palabras clave. Además, el control sobre el uso de las impresoras es máximo y los documentos se encuentran ahora protegidos de cualquier plagio.
Para esta mejora, Martín ha confiado en Smart Office Centre de KYOCERA Document Solutions. Con él, ha abandonado su anterior modelo jurásico ya que toda la documentación se encuentra digitalizada y ubicada en un único lugar, de forma segura y agilizando el flujo de trabajo al máximo. De esta forma, esta pequeña empresa ha conseguido crear un ritmo de trabajo y un ahorro de costes importante. Tanto, que Martín se está planteando dar un salto y contratar a cuatro empleados más para un nuevo proyecto mucho más ambicioso de lo que hasta entonces se había atrevido.